Qué deben hacer los profesionales de impuestos luego de un robo o pérdida de datos

Si un profesional de impuestos o su empresa es víctima de robo de datos o información, debe tratarlo de manera exhaustiva y eficiente. Estas son algunas de las acciones que deben tomar de inmediato para ayudar a minimizar los daños y proteger los datos y los robos o pérdidas futuras.

Comuníquese con el IRS y la policía:

Servicio de Impuestos Internos – el preparador de impuestos debe denunciar el robo de datos del cliente al representante local de la División de partes interesadas (en inglés).

El representante local notificará a la División de Investigaciones Criminales del IRS y a otros dentro de la agencia a nombre del profesional de impuestos. La rapidez es fundamental.

Si se informa rápidamente, el IRS puede tomar medidas para bloquear las declaraciones fraudulentas en nombre de los clientes.

Oficina Federal de Investigaciones (FBI) (en inglés) o el Servicio Secreto de los Estados Unidos (USSS) (en inglés) – el preparador debe comunicarse con una oficina local del FBI o del USSS.
La policía local – el contribuyente debe comunicarse con la policía para presentar un informe acerca del robo de datos.

Comuníquese con los estados en los que el profesional de impuestos prepara las declaraciones estatales:

Cualquier robo de la información personal podría tener un efecto adverso en las cuentas de impuestos de la víctima con los estados y con el IRS. Para ayudar a los profesionales de impuestos a encontrar dónde reportar incidentes de seguridad de datos a nivel estatal, la Federación de Administradores Tributarios creó una página especial (en inglés) con listados de estado por estado.

El preparador debe comunicarse con la oficina del Procurador General del estado (en inglés) correspondiente en el que el profesional de impuestos prepara declaraciones.

Comuníquese con los expertos:

Experto en seguridad – Los preparadores de impuestos deben consultar a un experto que pueda ayudar a determinar la causa y el alcance de la infracción, detener la infracción y evitar que ocurran más.

Compañía de seguros – El preparador debe informar el robo a su compañía de seguros y verificar si la póliza de seguro cubre los gastos de mitigación del robo de datos.

Comisión Federal de Comercio (FTC) (en inglés) – Los preparadores y otras empresas pueden acudir a la FTC para obtener orientación. Para una orientación más individualizada, los preparadores pueden comunicarse con la FTC en idt-brt@ftc.gov.

Agencia de protección contra robo de identidad y crédito – Algunos estados requieren que los preparadores ofrezcan supervisión de crédito y protección contra robo de identidad a las víctimas de robo de identidad.

Oficinas de crédito – Los preparadores deben notificarles si existe una filtración de datos y los clientes pueden solicitar sus servicios.
Comuníquese con los clientes:

Los preparadores deben enviar una carta individual a todas las víctimas para informarles de la infracción, pero deben trabajar con la policía sobre cuándo enviar la carta.